Entenda o conceito, a sua importância e como aplicar essa técnica para atingir resultados estratégicos
O follow up é um conceito essencial no mundo corporativo, especialmente em áreas como vendas, atendimento ao cliente e comunicação. Mas, afinal, o que significa fazer um follow up? Simplificando, trata-se de um acompanhamento estratégico, cujo objetivo é estreitar relações e garantir o andamento adequado de ações, processos ou negociações.
No contexto da assessoria de imprensa, por exemplo, o follow up é um esforço empregado para garantir que informações importantes cheguem ao público-alvo, estabelecendo relações consistentes com jornalistas. Neste artigo, vamos explorar o conceito de follow up, a sua aplicação e importância e as melhores práticas para realizá-lo de forma eficiente.
O que é follow up?
Follow up, traduzido do inglês, significa “acompanhamento“. Essa prática visa verificar o andamento de uma ação, como uma reunião ou o envio de uma proposta, e reforçar a comunicação com a parte envolvida.
No ambiente empresarial, o follow up é essencial para manter a organização e evitar falhas de comunicação. Ele pode ser usado em diversas situações, como atendimento ao cliente, fechamento de vendas ou mesmo em campanhas de marketing.
O que é follow up em assessoria de imprensa?
Na assessoria de imprensa, o follow up envolve o contato direto com jornalistas ou veículos de comunicação para garantir que um material enviado, como um release, tenha recebido a devida atenção. Essa prática permite personalizar o contato, criando uma relação mais próxima com o profissional de imprensa. Ao fazer um follow up, o objetivo é esclarecer dúvidas e ajudar a equipe de redação a entender melhor a pauta, aumentando as chances de publicação ou cobertura de eventos.
Por exemplo, após distribuir um comunicado sobre o lançamento de um produto, o assessor entra em contato com jornalistas para confirmar o recebimento e destacar pontos que possam gerar interesse. Ou, antes de uma coletiva de imprensa, o assessor faz follow up para reforçar a data, confirmar a presença de jornalistas convidados e oferecer informações adicionais que os ajudem a cobrir o evento.
Por que o follow up é importante?
O exercício de acompanhamento assegura que a mensagem-chave da comunicação de uma empresa seja vista. Jornalistas lidam diariamente com um grande volume de contatos, e-mails e demandas diversas, e o follow up funciona como um lembrete, garantindo que o material não seja perdido ou ignorado.
Além disso, ele é uma oportunidade para estabelecer um relacionamento direto com os profissionais da imprensa. Ao interagir com jornalistas, o assessor compreende melhor suas necessidades, para oferecer soluções e personalizações de pauta, além de construir confiança, o que aumenta as chances de publicação.
O follow up também pode ser útil para corrigir possíveis falhas ou otimizar a abordagem. Muitas vezes, ajustes simples no tom ou na forma como a história é apresentada fazem toda a diferença. Nesse contato, é possível captar o interesse de jornalistas ao destacar informações que, inicialmente, podem não ter sido notadas.
Outros benefícios dessa prática incluem a humanização da relação com jornalistas, já que o assessor mostra comprometimento e atenção às demandas específicas, e o aumento da visibilidade da marca, considerando que o reforço de pautas estratégicas eleva a probabilidade de ampla divulgação.
Quando fazer o follow up?
Saber o momento certo de fazer um follow up é tão importante quanto a abordagem em si. Ele deve ser realizado em situações como:
- após uma reunião, para reforçar pontos discutidos e alinhar os próximos passos;
- após o envio de um e-mail importante, para garantir que ele foi lido e compreendido;
- durante negociações que ficaram estagnadas, para reativar o interesse da outra parte;
- no envio de materiais para imprensa, após um determinado período, garantindo que os jornalistas tiveram tempo para avaliar a pauta.
Como fazer um follow up eficiente?
Realizar um follow up eficiente requer sensibilidade, empatia e habilidades de comunicação para garantir que a mensagem atinja o impacto desejado. Confira um passo a passo para que a prática seja bem-sucedida:
- Planeje sua abordagem: antes de iniciar o follow up, tenha clareza sobre os objetivos do contato. Estude o material enviado, o perfil do jornalista e as características do veículo para alinhar o tom da comunicação com as expectativas do destinatário.
- Escolha o momento certo: sincronizar o follow up com a rotina do jornalista é essencial. Contatos em horários inadequados podem prejudicar a recepção da mensagem. Considere também os prazos editoriais para tentar o momento mais oportuno.
- Seja objetivo e claro: ao fazer o follow up, apresente rapidamente o motivo do contato e destaque os pontos de interesse do material. Demonstre que o jornalista tem liberdade para esclarecer dúvidas ou pedir mais informações.
- Ofereça informações complementares: utilize o follow up como uma oportunidade para agregar valor à pauta. Apresente dados adicionais, fontes alternativas ou conteúdos exclusivos que possam enriquecer a publicação.
- Acompanhe os resultados: após o contato, registre as interações e mantenha um controle das respostas obtidas. Isso permite que você ajuste a estratégia conforme necessário e evite abordagens repetitivas para o mesmo profissional.
- Não exagere na frequência: realizar o acompanhamento repetidamente pode ser visto como insistência desnecessária. Tenha empatia, respeite o tempo do jornalista e evite contatos excessivos ou em momentos de alta pressão. Se o profissional não demonstrar interesse, respeite o posicionamento e não force o contato.
Dicas adicionais para um follow up eficaz
Algumas estratégias podem ser usadas para melhorar a abordagem:
- Personalize o contato: demonstre que você conhece o trabalho do jornalista e adapte sua abordagem ao estilo dele.
- Foque no benefício para o jornalista: apresente o material como algo que agregará valor ao trabalho dele, e não apenas como um interesse da sua marca.
- Ofereça um resumo do material: facilite o trabalho do profissional da mídia enviando uma versão condensada do conteúdo, caso necessário.
- Prepare-se para perguntas: esteja pronto para responder a questões sobre o material enviado ou a proposta feita.
- Use diferentes canais: além do e-mail, considere ligações, mensagens em redes sociais ou plataformas profissionais, conforme apropriado.
- Utilize uma agência de comunicação: profissionais especializados podem fazer o acompanhamento estratégico, especialmente em áreas como assessoria de imprensa.
Quer garantir que suas estratégias de follow up sejam as melhores? A Mira Comunicação tem vasta experiência na área e as ferramentas certas para ajudar sua empresa a se destacar. Entre em contato e descubra como potencializar seus resultados com especialistas em comunicação estratégica!
Veja também: