Essa figura é chave para construir confiança, credibilidade e melhorar a conexão da marca com o público
O porta-voz é o rosto e a voz de uma marca diante da imprensa e do público. Ele desempenha um papel essencial na comunicação estratégica de qualquer empresa, funcionando como uma ponte entre a organização e a sociedade. É responsável por transmitir informações, gerenciar crises e reforçar a credibilidade da organização, sempre alinhado aos seus valores e objetivos.
Neste post, vamos entender a importância do porta-voz, suas funções e responsabilidades. Também vamos explorar os motivos para escolher um porta-voz, o que é preciso para desempenhar bem essa função e como se preparar para ela.
O que é um porta-voz?
Imagem: Freepik
Um porta-voz é o representante oficial de uma organização, responsável por comunicar sua mensagem à imprensa e ao público. Ele pode ser o CEO, um diretor ou um especialista. O importante é que ele represente a voz da marca de forma clara, acessível e alinhada aos valores e à estratégia corporativa.
Um porta-voz eficiente não apenas se comunica bem, como engaja o público, mostra confiança e molda a imagem da empresa perante o mercado.
Porque ter um porta-voz?
Ter uma pessoa representando o negócio é algo estratégico para uma boa comunicação. O porta-voz ajuda a criar conexões e consolidar a credibilidade da organização. Esse profissional facilita a conexão emocional com o público ao traduzir mensagens complexas em uma linguagem simples e acessível. Ele humaniza a marca, aproximando-a do consumidor e reforçando a sua autenticidade.
O porta-voz também fundamental para construir e reforçar a imagem da empresa no mercado. Sua atuação estratégica comunica não apenas informações, mas também mostra os valores e o propósito da organização, contribuindo para a credibilidade da marca.
Funções e responsabilidades do porta-voz
O porta-voz desempenha um papel multifacetado, atuando em diferentes contextos e situações para representar a empresa de maneira eficiente e estratégica. Sua função vai muito além de conceder entrevistas; ela envolve planejar e executar comunicações que estejam alinhadas aos interesses e desafios da organização, como:
Interação com a mídia
Realizar entrevistas, responder a perguntas de jornalistas e participar de coletivas de imprensa são as principais responsabilidades. O porta-voz deve saber como lidar com diferentes tipos de perguntas, além de ser claro e objetivo em suas declarações.
Presença em eventos institucionais
Por ser a “cara” da empresa, ele participa de eventos corporativos e costumar ser a figura central em vídeos institucionais. Transmite mensagens alinhadas aos valores da marca, engajando diferentes audiências e reforçando a credibilidade da organização.
Gestão de crises
Durante uma crise, o porta-voz é essencial para oferecer informações transparentes e manter a calma e a confiança do público, com o objetivo de minimizar os danos. Ele é o responsável por oferecer informações claras e consistentes, ajudando a evitar distorções na narrativa e ruídos na comunicação.
Apoio às redes sociais
Nas plataformas digitais, o porta-voz pode aparecer em vídeos, lives ou assinando artigos, ajudando a humanizar e a fortalecer a conexão com o público, especialmente em campanhas institucionais ou ocasiões importantes.
O que é preciso para ser um bom porta-voz?
A escolha de um porta-voz deve ser estratégica, pois o profissional terá uma grande responsabilidade. Para desempenhar esse papel com excelência, é preciso mais do que boa oratória. Veja alguns requisitos essenciais:
- Conhecimento da empresa: o profissional precisa conhecer a organização a fundo. Dominar a missão, produtos e valores da organização é indispensável para transmitir mensagens autênticas e convincentes.
- Habilidade de comunicação: além de falar bem, um porta-voz precisa saber adaptar a linguagem ao público e ao contexto, transmitindo segurança e empatia.
- Capacidade de tomar decisões sob pressão: quando bem-preparado, ele consegue responder a perguntas difíceis ou inesperadas com calma, agilidade e controle emocional, principalmente em momentos de crise.
- Visão estratégica: o porta-voz não é apenas um comunicador; ele também deve compreender os objetivos da empresa e alinhar suas mensagens a eles, para fortalecendo os resultados da marca.
Quem deve ser o porta-voz durante uma crise?
Apesar do porta-voz oficial ser capaz de representar bem a imagem da empresa, em momentos de crise, pode ser necessário designar outro profissional com maior preparo ou autoridade para lidar com questões mais sensíveis. Neste caso, o ideal é que seja o CEO ou o diretor de comunicação.
Essa escolha permite que as mensagens sejam transmitidas por quem tem mais conhecimento ou legitimidade para abordar o problema, garantindo uma comunicação mais assertiva, transparente e alinhada às expectativas do público e da mídia.
Como preparar um porta-voz?
Preparar um porta-voz envolve mais do que apenas conhecimento técnico ou boa oratória. É necessário desenvolver habilidades, entender os objetivos estratégicos da empresa e estar pronto e disposto para interagir com diversos públicos de maneira assertiva.
A Mira Comunicação, por exemplo, oferece media training e materiais ricos para capacitar porta-vozes e garantir uma comunicação clara e assertiva. Veja como isso é feito:
Media Training
A Mira consolidou um formato de preparação de porta-vozes que inclui treinamento instrucional para alinhamento de mensagens e posicionamento frente à opinião pública. O modelo potencializa o relacionamento com a imprensa, possibilitando a disseminação mais assertiva das mensagens da instituição, contribuindo para os porta-vozes entenderem a importância da comunicação.
Os treinamentos personalizados simulam cenários reais de interação com a imprensa e o público. Incluem exercícios práticos, simulações de situações de crise, elaboração de perguntas e respostas (Q&A) para apoiar porta-vozes em questionamentos sensíveis e análise detalhada de performance, permitindo que o porta-voz esteja preparado para qualquer cenário. O objetivo é capacitá-los para:
- Realizar entrevistas de forma confiante e estratégica.
- Responder perguntas difíceis ou inesperadas com clareza e profissionalismo.
- Desenvolver uma presença forte e segura para coletivas de imprensa ou momentos de crise.
Materiais ricos
A Mira também desenvolve materiais ricos que complementam os treinamentos e ajudam na preparação contínua do porta-voz. Eles servem como um suporte, permitindo que ele aprofunde seus argumentos, tenha acesso a informações importantes e demonstre sua expertise.
- E-books: conteúdos aprofundados com técnicas de comunicação, exemplos práticos e orientações estratégicas, que servem como referência para o porta-voz em diferentes situações, como em um pronunciamento.
- Cases e estudos de caso: boas práticas e lições aprendidas em situações reais, ajudando o porta-voz a se preparar para desafios do dia a dia.
- Whitepapers: documentos técnicos com estratégias avançadas de comunicação, oferecendo insights e orientações práticas para o porta-voz enfrentar desafios específicos com confiança e assertividade.
Ao investir em um porta-voz, sua empresa dá um passo estratégico em direção a uma comunicação mais humana, eficiente e confiável, essencial para se destacar no mercado e fortalecer a conexão com o público. Entre em contato com a Mira Comunicação e comece agora mesmo!
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